Az információ mind a köznyelvben mind a szaktudományokban széles körben elterjedő fogalom, az információs forradalom kulcsfogalma. Az alábbiakban néhány megközelítését vesszük sorra.

A management megközelítéséből, így szűkebb értelmezésből, a döntéshozatalhoz szükséges információ meghatározásából indulunk ki.

Bármilyen döntéshez környezetünk észlelésére van szükség, akár egyszerű fizikai vagy biológiai észlelésről, vagy elvontabb társadalmi, gazdasági jelenségek észleléséről van szó. Környezetünk fizikai észlelését érzékszerveink végzik: látunk, hallunk stb. Az észlelést az érzékszerveinkbe érkező különböző jelek váltják ki, amelyek meghatározott fizikai vagy kémiai jellemzőkkel leírhatók.

Ha a jelek valamelyik összetevőjükben változnak, akkor például a fény esetében a szembe érkező fénysugár szögének függvényében a fény hullámhossza változik, kialakul a környező világ látványa.
A két fülbe érkező hang időkülönbségének változásából a hangot kibocsátó tárgy vagy élőlény mozgására következtethetünk.
A szem külön mozgásérzékelő sejteket tartalmaz.

Egy érzékszervünkhöz érkező jeleknek egy véges hosszúságú darabját üzenetnek nevezzük.

A formális információ az az információ, amely az információkat kezelő szervezet tevékenységeit leíró adatok rendszeres feldolgozásából származik. Ezek főleg történeti információk (még akkor is, ha csak néhány percesek). Ide tartoznak a jövőre vonatkozó információk, ha azok előrejelzésekből vagy tervekből származnak. Az informális információval szemben jól meghatározott formával és tartalommal rendelkezik, mint például szerződés, megrendelés, készletérték, munkaerő-összetétel stb.

Bár az információk elsődleges felhasználási területe a döntéshozatal, a döntéshozatal mégis több, mint adatok összegyűjtése és a legjobb eredmény kiválasztása. Ha pusztán formális információkat használunk, a döntéseket akár a számítógép is hozhatná.

Az információ definíciója alapján az információt az üzenet, az üzenetet pedig jelek hordozzák, így az információt is jelekkel írhatjuk le. A jelek meghatározott szabályok szerinti rögzített formáját nevezzük adatnak.

Az adat „még nem információ”, de azzá válhat. A fent megadott adatfogalom az észlelhető jeleknek korlátozását jelenti abban az értelemben, hogy az észlelt jelek esetleg nem minden összetevője rögzíthető, másrészt pedig további pontosításra szorul a rögzítési szabályoknak a meghatározásával. A rögzítés szabályait kódnak nevezzük, és az üzenet rögzítése során ezek a szabályok nem változhatnak. A rögzítés során csak véges sok, előre meghatározott jel használható. Az üzenet végessége miatt az adat is véges jelsorozat. Egyes szerzők kikötik, hogy az adatnak értelemmel kell bírnia, azaz az adatot szemantikai egységnek tekintik, azonban ez a szemlélet támadható abból a szempontból, hogy az adatgenerálás hibái miatt keletkezhetnek olyan jelsorozatok, amelyek nem értelmesek, mégis értelmeznünk és feldolgoznunk kell: az értelmetlen jelsorozatot fel kell ismerni, meg kell határozni értelmetlenségének okát, és lehetőség szerint ki kell javítani, azaz értelmes jelsorozattal kell helyettesíteni. Az információ tehát nem adat, hanem az adatoknak vagy híreknek az ismerettartalma.

Meghatározott információk előállításához meghatározott adatokra van szükség. Az adatokból információt előállító folyamatot adatfeldolgozási folyamatnak nevezzük. Adatfeldolgo­zási folyamatnak nevezzük azokat a folyamatokat is, amelyek során az adatokból újabb adatokat állítunk elő, és ezek az adatok később, más folyamatban válnak információvá. Az így előállított adatokat nevezzük származtatott adatoknak.

Az embereket, eljárásokat, adatokat, szoftvereket és hardvert tartalmazó információ­rendszer információtechnológiát használ egy vagy több szervezeti folyamatban használt információ előállítására, továbbítására, tárolására, előkeresésére, kezelésére vagy megjelenítésére. Az információrendszer adatokból állítja elő az információt, és a valós világot képezi le a róla szerzett ismeretek alapján.

Az információ meghatározásáról kialakult kép tovább színesedik, ha az információ-hasznosítás eredményeit is figyelembe vesszük. Az összegyűjtött információkból előállítható és másoknak átadható ismeret pontosan meghatározott információkból áll, és egy magasabb szintű szerveződést jelent. Az információk összegyűjtésének, szintetizálásának célja általában új ismeret előállítása.

Az információt sok szempontból lehet vizsgálni, sokféleképpen lehet megközelíteni.

• Minden információt három aspektusból értékelhetünk, s ezek egyben az általánosítás különböző fokozatait is jelentik.

• Teljesen eltekintünk az információ tartalmától, jelentésétől, és csak mint továbbítandó illetve feldolgozandó jelsorozatot tanulmányozzuk, a matematika eszközeivel.

• Az információ tartalmát, valósághoz való viszonyát tesszük a kutatás tárgyává.

• Azt vizsgálhatjuk, milyen hatással van az információ a befogadóra, hogyan változtatja meg magatartását, viselkedését.

Az általunk adott meghatározásban mind a négy szempont keveredik. A gyakorlati hasznosítás szempontjából azonban célszerű az információ funkcionális jelentését, illetve minőségi követelményeit is vizsgálni. A követelmények három dimenzióba szervezhetők.

Az információ jellemzői között számos olyant találhatunk, amelyek időponthoz vagy időtartamhoz kapcsolódnak explicit vagy implicit módon.

• Az érvényes, naprakész információt kell szolgáltatni.

• Az információt olyan gyakran kell szolgáltatni, amilyen gyakran szükség van rá.

• Az információ érvényességét meghatározó időtartam, amely vonatkozhat múltra, jelenre és jövőre.

A tartalom dimenzióba az információ szemantikai értelmezésével foglalkozó, alapvető minőségi tényezők tartoznak.

• Az előforduló hibák számával foglalkozik. Természetesen a hiba­mentesség az alapkövetelmény, de ez nem mindig biztosítható, foglalkozni kell a hibás adatok értelmezésének következményeivel is.

• A felhasználó valódi információ-igényéhez kapcsolódik.

• minden információ rendelkezésre áll a döntéshozatalhoz. A teljesség problémaköréhez tartozik az is, hogy ha egy információ egy másik információra hivatkozik, akkor a hivatkozott információ is elérhető legyen.

• Csak a szükséges információt kell szolgáltatni.

• Lehet széles – minden szervezeti egységre vagy témakörre kiterjedő – vagy szűk – csak egy meghatározott témakörre vonatkozó –, belső – csak a szervezetre vonatkozó – vagy külső – a szervezeti adatokat más szervezetekkel összehasonlító .

• Ugyanarra a kérdésre különböző helyekről, válaszadóktól érkező válaszok mennyiben egyeznek meg, illetve mennyire térnek el.

• A válasz valóban a kérdésre adott válasz legyen, kielégítse a kérdező igényeit.

• Teljesítmény: teljesítményt tár fel, azaz mindig valamilyen elvégzett feladatról, annak minősítéséről szól.

A formai dimenzió az információ megjelenésével, vizualizációjával foglalkozik.

• Az információ legyen könnyen érthető és. ne lehessen többféleképpen értelmezni. Objektivitásként külön meg szokták említeni azt a követelményt, hogy az információ ne változhasson a közlő befolyásolásával.

• Az információt milyen részletességgel kell megadni (pl. szám esetében tizedesek száma).

• Előre meghatározott sorrend.

• Lehet elbeszélő szöveges, numerikus, grafikus, hang stb.

• Annak lehetősége, hogy az információ számjegyekkel leírható, azaz kódolható-e, vagy kell-e egyáltalán kódolni.

• Az információra vonatkozó kérdésre milyen gyorsan és milyen könnyen/nehezen szerezhető meg a válasz.

• Nyomtatott, CD, video stb.

A felsorolt minőségi követelmények egy része szabályokba foglalható és érvényesíthető az már az adatrögzítés során, néhány viszont csak fegyelmezett adat- és információkezeléssel biztosítható.