Levéltár fogalma a Magyar értelmező kéziszótár szerint: „becses iratok megőrzésére létesített intézmény.”(idézi: Endrényi-Korek, 1992, 5. p.) Vagyis a levéltárak gyűjtőköre nem minden iratra, csak a történelmi értékkel bíróakra terjed ki. Archiválási kötelezettség 1950 óta Magyarországon minden történelmi értékű közületi iratra érvényes.
„Irat az az írástermék, amelyet valamely szervhez, vagy
személyhez írtak, amelynek ő a címzettje, vagy amelyet valamely szerv, vagy
személy saját, belső használatára készített [...] az írástermék birtoklására
eredetileg valamely meghatározott szerv, vagy személy illetékes.”
(Endrényi-Korek, 1992, 14. p.) E tulajdonság mentén különböztethetjük meg
a levéltári iratot a más közgyűjtemények gyűjtőkörébe tartozó írásos
anyagoktól.
A levéltárakban pedagógiai vonatkozásban elsősorban a neveléstörténeti kutatásokat szolgáló forrásokat találhatunk. Emellett viszont jogi ügyek tisztázásához is kereshetünk és találhatunk forrásokat, bizonyítékokat. Ilyen esetek lehetnek nevelési-okatatási intézmények jogfolytonosságának, tulajdonlásának kérdései, de akár tanulók tanulmányi éveinek, eredményeinek igazolására is szükség lehet.
A levéltári rendszer is az évek és az iratanyag felhalmozódásával egyre tagoltabb, specializáltabb. Így az általunk keresett források felleléséhez tájékozottnak kell lennünk a levéltári rendszer felépítésében, az egyes típusok funkcióiról, jellemzői felől, elérhetőségéről. Egyedi, nem kölcsönözhető dokumentumokról, időigényes kutatásról lévén szó ezek az ismeretek talán más közgyűjteményekhez képest itt a legfontosabbak. A sikerhez viszont nem elegendő a levéltári rendszer ismerete, hanem ezt össze kell tudnunk kapcsolni a keresett forrás típusának, a keletkezés módjának és helyének, a „kibocsátó” személy vagy intézmény életútjának, történetének, szervezetének és a korszak levéltári rendszerének ismeretével. Ezeknek az információknak a birtokában fogjuk tudni kiválasztani a minket érdeklő iratokat őrző irattárakat, levéltárakat, és fogunk tudni tájékozódni azok iratanyagai között.
A levéltárak gyűjteményei nagyrészt feltáratlanok, nem építenek róluk katalógusokat. A nagy mennyiségű, egyedi forrás miatt nem segítik munkákat pontos visszakereső rendszerek. Ehelyett a levéltárakban rendszeralkotási szempontokat dolgoztak ki, amelyek mentén megfelelő rendszer- és témaismerettel lehet tájékozódni. A legfontosabb rendszeralkotási szempontok az eredet és a forma vagy tartalom. Az egy csoportba szervezett iratok összességét a levéltárakban fondnak nevezik, és további egységekre osztják (állag → tétel → csomó). Egy személy vagy szerv összes irata, ha eredet szerinti a rendszeralkotás egy fondot alkot. A nem eredet szerinti leggyakoribb fondképzési szempontok: iratfajta, terület, időszak, tárgykör. Az eligazodást levéltári segédletek teszik lehetővé az egyes egységek között, de ezek használatához nem elég, hogy korábbi kutatásaink során sikerült beazonosítanunk a megfelelő intézményt, személyt és így mondjuk a fondot is. Hanem például intézmények esetén ismerni kell az abban alkalmazott ügyviteli szervezetet, mert a fondon belüli rendszert az határozza meg. Az adott levéltár segédleteiről és használatukról tájékozódjunk a levéltárosok segítségével!
A tájékozódást és az azonosítást, hivatkozást a levéltári (raktári) jelzetek segítik, melyek egyértelműen azonosítják az adott dokumentumot. A levéltári jelzet tartalmazza az összes rendszeregység nevét/azonosítóját, melynek része a forrás. Mivel ez – különösen nagyobb levéltárakban fellelt dokumentumoknál – nagyon bonyolult is lehet, a kezdő kutatónak mindenképpen azt ajánljuk, hogy a hivatkozáshoz kérjen segítséget az éppen szolgálatot teljesítő levéltárostól.
A levéltári segédletek közül első lépésként a kiválasztott levéltár levéltár-ismertetőjét kell áttekintenünk. Ezekből tájékozódhatunk az intézmény és gyűjteménye történetéről, ami nem pusztán történeti érdekesség, hanem fontos információkat nyújthat arra nézve, hogy az általunk kutatott korszak iratainak milyen volt a sorsa, melyek találhatók meg még az adott levéltárban. Majd ezekből a kiadványokból tájékozódhatunk az intézmény levéltári rendszerben betöltött funkcióiról, illetékességi köreiről, gyűjtőköréről, szervezetéről, elhelyezéséről, szolgáltatásairól, kutatási szabályairól. Mindezek mellett pedig természetesen megismerhetjük belőle a gyűjtemény tagolódását és áttekinthetjük az egyes egységek jellemzőit (jelzet, évkör, terjedelem, az iratképző szervek adatai, rendezettsége, kutathatósága, nyelve). Nagyobb levéltárak esetében a részletes fond- és állagjegyzéket külön kiadványban találhatjuk meg. A levéltári segédletek közé tartoznak az eredeti szerv által vezetett iratnyilvántartások, az ügyviteli segédletek. Ez utóbbi segédlettípusok már általában egyediek, nem publikáltak, így azokból már csak az adott levéltárban tájékozódhatunk.
A levéltári kutatómunka és a másolatok készítése is
engedélyhez kötött. Az egyes levéltári anyagok kutatása keletkezési idejüktől
és tárgyuktól függően lehet időben korlátozott. A kutatási kérelemben meg kell
jelölni a kutatás célját, tárgyát és időhatárát. Ennek alapján állapítják meg
az intézmények, hogy a kutatási engedélyt kiadhatják-e.
A történelmileg kiemelkedően jelentős levéltári forrásokat mikrofilmezik. Mikrofilmen hozzáférhető sok külföldi levéltárban őrzött magyar vonatkozású anyag is.
Annak érdekében, hogy indokolatlanul, a publikált, a szempontunkból már feltárt dokumentumokat ne mozgassuk és magunknak is időt takarítsunk meg, a szakirodalmi, könyvészeti források feltárása után ajánlott csak a levéltári kutatás megkezdése. Másrészt minél tájékozottabban kezdünk a munkába, annál hatékonyabban kutathatjuk fel és értelmezhetjük a forrásokat.
A levéltári rendszer jelenleg közlevéltárakra és nyilvános magánlevéltárakra tagolódik. A közlevéltárak közé az általános levéltárak, az állami szaklevéltárak, a települési önkormányzatok és a közfeladatot ellátó szervek levéltárai tartoznak. Az általános levéltárak közé a Magyar Országos Levéltár (MOL) és a megyei, fővárosi levéltárak tartoznak. Az állami szaklevéltárak közé tartozók közül a pedagógia és oktatásügy szempontjából a felsőoktatási, tudományos, kulturális szolgáltatást végző intézmények levéltárai emelendők ki.
A települési levéltárak szakterületünk szempontjában elsősorban helytörténeti, iskolatörténeti vonatkozásban jelentősek. A legtöbb település viszont nem rendelkezik saját levéltárral, így azok iratait a megyei levéltárak őrzik. A magánlevéltárak közé a bármilyen természetes személy vagy nem közfeladatot ellátó szerv által fenntartott és a levéltári törvény szerint működtetett, engedéllyel rendelkező levéltárak tartoznak. Köztük nagy jelentőségűek az iskolatörténeti kutatásokban az egyházi levéltárak. A magánlevéltárak az egyházi iskolák anyagait leszámítva közokiratokat nem gyűjtenek. (1995. évi LXVI…)
Az irattár valamely intézmény vagy hivatal (esetleg személy) működése során keletkezett, beérkezett iratokat, elintézett ügyiratokat őrző hivatali részleg. Az irattár azokat az „élő” iratokat tartalmazza, amiket az intézmény meg szeretne őrizni, vagy valamilyen külső vagy belső szabályozás miatt meg kell őriznie. Élő iratanyagnak azokat az iratokat nevezzük, amelyekre a hivatalnak, intézménynek működése során még szüksége van. Így az irattár nem nyilvános közgyűjtemény, csak különleges engedéllyel látogatható, kutatható. Az irattárban való tájékozódást a belső ügyviteli szabályok, iktatókönyvek, ügyviteli, irattári segédkönyvek … segítik. Az irattárból akkor kerülnek az iratok a levéltárba, ha azokra a hivatalnak, intézménynek működése során nincsen már szüksége, és a tudomány számára érdekes, érdemes lehet.
Mindezektől függetlenül levéltári forrásokat nemcsak irattárakban és levéltárakban találhatunk, hanem kis számban múzeumokban, könyvtárakban és esetenként más intézményekben is.