3. 4. Hatékony kommunikáció

A kommunikáció akkor sikeres, ha az üzenet fogadónál előidézett hatása megfelel a kommunikáló szándékának. Ezt a hatást nem minden esetben sikerül elérni a szándékolt értelemben, mert a kommunikációt nem lehet egyszerű, lineáris folyamatként értelmezni, ti. a kommunikáló felek kódolása számos tényezőtől függ. E problémakörre utal a 2. ábra.

2.ábra: A kommunikáció „torzulási szöge”

amit A nem szándékosan kommunikál amit B tényleg észlel

A

amit A szándékosan kommunikál amit B észlelhetne is

A fenti „torzulási szöget” meghatározza az információk, vagy jelek többértelműsége, illetve a fogadó előzetes ismeretei, szándékai.

Minden embernek saját magának kell a világ jelenségeiről logikus képet alkotnia, hiszen a környezet nem értelmezi önmagát. Amikor egy szervezeti tag információt közöl egy másik taggal, akkor ezt szükségszerűen hiányosan teszi, feltételezi, hogy a felvevő személy a hiányokat az ő elképzelései szerint tölti ki. Ami azonban az egyik személy számára természetes, egyáltalán nem biztos, hogy a másik személy számára is egyértelmű.

Általános jelenség például az, hogy a különböző emberek különböző dolgokat értenek egy és ugyanazon fogalmon.

A kommunikáció egyik szerepe az, hogy a tényleges és a vélt valóság között feszülő ellentmondásokat az információk cseréjével tisztázza.

A hatékonyság érdekében minden kommunikációnak számolnia kell a következőkkel:

· Tartalom: Mit szeretnénk kommunikálni?

· Csatorna: Az adott helyzetben mi a kommunikáció legjobb módja (szóbeli, írott, képi, sms, emil…)?

· Fogadó: Mi lehet a jelentése a fogadó, vagy a fogadó csoport számára?

· Kölcsönösség: Az üzenetet a válasz lehetőségével adjuk, vagy az pusztán közlés?

· Hatás: Visszacsatolással ellenőrizzük és ez alapján módosítjuk a kommunikációt.

A tisztázó kérdések megfogalmazása hasznos eszköz ahhoz, hogy megbizonyosodjunk arról vajon jól értik-e az üzenetünket.

A verbális közléssel kapcsolatosan formai és tartalmi követelményeket fogalmazhatunk meg. A tiszta, kellően erőteljes és árnyalatokban gazdag beszéd lehetővé teszi, hogy lekösse a hallgatóság figyelmét. Az érthetőség és a figyelem fenntartása érdekében beszédünk legyen konkrét, használjunk szemléletes példákat, tartózkodjunk az idegen kifejezések használatától és főként alkalmazkodjunk a hallgatók nyelvi kompetenciájához.